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Procedimiento para importar información de excel a Aspel SAE

Las empresas al comienzo de un nuevo año requieren depurar cierta información de sus sistemas administrativos, con el fin de hacer más eficiente el control y operación de está. Otras, deciden migrar de su sistema actual a Aspel SAE  9.0 pero quieren trasladar su información, por lo que la extraen y la almacenan en hojas de excel, realizando en ellas la depuración necesaria. Cuando se tiene este caso, sugerimos la siguiente alternativa para poder incorporar dicha información a los catálogos de Aspel SAE 9.0.

La importación de información por tipos de archivo de texto, excel y documentos XML, lo cual reduce el tiempo de captura. La información que es posible importar es:

  • Listas de precios.
  • Catálogo de clientes.
  • Catálogo de proveedores.
  • Catálogo de inventarios.
  • Movimientos al inventario.
  • Captura de existencias.
  • Documentos en módulos de facturas.
  • Documentos en módulos de compras.

Para ejemplificar el proceso, se ha elegido el catálogo de inventarios, ya que es uno de los catálogos más importantes que requieren las empresas para incorporar sin tener que volver a capturar manualmente la información.

A continuación, se indican los pasos para realizar la importación de la información de una hoja de excel a Aspel SAE 9.0.

1. Creación de una nueva conexión de base de datos.

Para más información consulta el siguiente documento: Inicio de operaciones para una nueva base de datos.

2. Validación de la estructura requerida para la importación.

Verifica la estructura requerida por SAE 9.0 para poder importar la información.

  • El layout se puede consultar desde la ayuda del sistema.
  • Las columnas que en requerido indiquen no, pueden quedarse vacías, sin embargo, algunos campos deben contener un valor.

A continuación, se muestra el layout del catálogo de clientes e inventarios:

a. Layout catálogo de clientes: En el layout de clientes debe respetarse el orden de las columnas para que el sistema reconozca la información de forma correcta.

b. Layout catálogo de inventarios: En el layout de inventarios debe respetarse el orden de las columnas para que el sistema reconozca la información de forma correcta.

3. Generación del archivo de importación.

El sistema cuenta con archivos de ejemplo para importar la información, mismos que se encuentran en la carpeta DAC, debes ingresar por la siguiente ruta: 

C:\ Program Files (x86) \ Common Files \ Aspel \ Sistemas Aspel \ SAE9.00 \ Ejemplos \ Importador

Seleccionas el layout a utilizar y captura la información a importar.

4. Importación de la información.

Una vez capturada la información en el layout, ingresas a:

Menú Clientes – Clientes – seleccionas el ícono Copiar al portapapeles y das clic en Importación .

Y te mostrará la siguiente vista, donde es necesario seguir los siguientes pasos:

Paso 1: Bienvenida: En esta ventana se da una breve introducción de lo que es el proceso de importación. También se configuran las definiciones para la importación, entendiendo como definición, a una platilla generada previamente mediante el asistente el cual se podrá llamar cada que se realice la importación.

Después das clic en el botón Siguiente .

Paso 2: Archivo de importación.

a. Tipo de archivo: Aquí te permite seleccionar el tipo de documento.

b. Ruta del archivo: Cargas el archivo dando clic en el ícono de los Tres puntos , el cual está previamente guardado en tu equipo de cómputo.

c. Actualización: Te permite seleccionar entre agregar información (al activar esta casilla puedes agregar nuevos registros al realizar la importación) o actualizar información (se actualizarán los clientes, en caso de existir nuevos se agregarán en automático).

d. Asociación: Si eliges automática, se asociará los campos con las columnas recuperadas en el mismo orden, es decir, la primera columna con el primer campo, la segunda columna con el segundo campo y así sucesivamente. En caso de que elijas manual, es necesario relacionar manualmente la columna con el campo correspondiente.

Importante: Si la primera línea de tu archivo de importación corresponde a los nombres de las columnas, activa la casilla de verificación La primera fila son nombres de campo.

Después das clic en el botón Siguiente .

Paso 3: Asociación de la información: En esta opción asocias cada columna de información de tu archivo de importación a un campo de la base de datos del sistema.

Importante: Si no quieres importar una columna, haz clic derecho sobre el campo asociado a dicho valor y presiona la opción Desasociar .

Después das clic en el botón Siguiente .

Paso 4: Vista preliminar: Te permite ver un resumen de la información a actualizar o agregar, entradas que no se actualizan y el total.

Importante: Para la importación de clientes previamente deberá capturar zonas y vendedores dentro SAE.

Luego das clic en el botón Iniciar .

14 comentarios en “Procedimiento para importar información de excel a Aspel SAE”

  1. Estoy intentando importar cotizaciones para ventas desde otros sistemas ajenos a Aspel SAE 9.0 pero al hacer clic en el link para el ejemplo de Importador dice «El archivo no existe» ¿alguna recomendación? ¿se puede insertar una cotización directo sobre la base de datos en Firebird?

    1. Antonio Hernandez

      Buenas tardes, los archivos de ejemplos para hacer la importación por omisión se encuentran ingresando a la ruta:
      C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\SAE9.00\Ejemplos\Importador

      Para el manejo a base de datos abierta es necesario que se auxilie de uno de nuestros distribuidores certificados.

    1. Buenas tardes, ingrese a menú Ventas, Remisiones, en la consulta dentro de la barra de herramientas pulse el ícono Copiar al portapapeles para desplegar las opciones y presione en Importación para abrir el asistente de importación.

      El archivo Layout de Excel se encuentra por omisión en la ruta:
      C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\SAE9.00\Ejemplos\Importador

      El archivo propuesto es: Doctos Notas con multialmacen con multimoneda.xls el cual contiene un ejemplo de la estructura dentro de la pestaña DocNotas y los valores que se requieren para hacer la importación en la pestaña Ayuda.

    1. Antonio Hernandez

      Buenas tardes, para realizar la importación se deben de agregar los datos en el layout, el cual se encuentra por omisión en el DAC:

      C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\SAE9.00\Ejemplos\Importador

      Puede usar los archivos «Doctos Notas con multialmacen sin muitimoneda» o «Doctos Notas con multialmacen con multimoneda», una vez que llene los datos realice la importación desde el menú Ventas, Notas de venta, Desplegando el sub-menú de copiar al portapapeles de la barra de herramientas y pulsando en Importación.

    1. Antonio Hernandez

      Buenas tardes, por el momento no se tiene disponible el campo de claves alternas en importación, se toma en cuenta su comentario.

  2. Hola buenas tardes, hice una importación de productos, pero en la lista de campos, no encontré el campo de claves alternas, mi pregunta es, cómo hago para importar las claves adicionales de los productos?

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