En esta sección de tu sistema SAE, primero defines todos los parámetros que afectarán el funcionamiento de los procesos relacionados con el control de inventarios, para su correcto registro en CAJA.

Desde SAE:

Te diriges a: Menú Configuración, das clic en Parámetros del sistema  y seleccionas Inventarios .

El sistema desplegará la siguiente vista: 

En donde, te permitirá definir los siguientes parámetros:

Inventarios.

1. Generales.

a. Dígito verificador: Esta alternativa tiene como objetivo lograr una disminución de errores en la captura de claves de productos similares. Al indicar que exista un dígito verificador, el sistema con base en la clave indicada, calculará un dígito adicional que formará parte de la clave de identificación.

b. Cambio a existencias: Cuando no está activa, esta opción sirve para proteger la información y lograr que cada modificación en el campo de existencias esté respaldada por un documento de entrada o salida del inventario.

Al tenerla activa permite modificar en forma directa la cantidad anotada en el campo de existencias, tanto en inventarios, como en multialmacén; en inventarios cuando no se maneja multialmacén y en multialmacén cuando sí se maneja este. Si no marcas esta opción, el cambio a las existencias tendrá que ser realizado a través de los documentos de los módulos de facturación, compras o movimientos al inventario.

2. Multialmacenes.

a. Manejar multialmacén: Este parámetro le indica al sistema, si la empresa maneja almacenes para dividir la administración del inventario y el número de los mismos, es muy útil si tu empresa cuenta con más de una bodega y se centralizan en una sola los procesos de compra y distribución de cada uno de los almacenes.

Si no tienes activada esta casilla, solo trabajarás con tu catálogo de inventarios sin poder acceder a los campos propios de multialmacén; si decides cambiar esta opción, tendrás que indicar los productos que manejará cada almacén.

b. Manejar almacén de devolución: Esta casilla te permite definir un almacén predeterminado para realizar devoluciones en él. También tiene la oportunidad de devolver a cualquier otro almacén.

3. Grupo de productos.

a. Configuración de las leyendas (Sección 1 y 2): Representan las distintas categorías, elementos o variantes que pueden existir de un mismo producto, de tal forma que se pueda obtener una clasificación ordenada de los mismos. Definiendo estas leyendas podrás dar de alta un producto que agrupe a su vez a otros productos tomando en cuenta estas variantes.

A continuación se muestra un ejemplo de cómo se armarían las claves para las combinaciones Talla y Color:

Estas leyendas por omisión se mostrarán en todos los procesos relacionados con el alta, modificación y consulta para los grupos de productos.

4. Servicio

a. Servicio para flete: Indica la clave del producto que se usará para el cálculo del flete de envío de productos.

Movs. al inventario.

1. No. de conceptos para movimientos de traspaso.

a. Entrada y salida: Esta opción te servirá para tener mayor control cuando necesites traspasar productos de un almacén a otro. Estos números de conceptos serán sugeridos y no se podrán modificar en la pantalla donde se realizan los traspasos (aparecerán como consulta).

En el catálogo estándar de conceptos de movimientos al inventario, los conceptos definidos para estos fines son 07 (traspaso entrada) y el 58 (traspaso salida).

b. Formato para movs. al inventario: Si deseas que al agregar un movimiento al inventario se imprima, escribe el nombre del formato que será utilizado.

Te permite crear o modificar y asignarlo a este campo. Por omisión se recomienda el formato de reportes Minve con desglose de lotes y series.QR2.

2. Ver en alta: Si activas este parámetro, el sistema presentará algunas columnas en la ventana de alta de movimientos al inventario, las cuales se indican a través las casillas; si el producto mencionado en la partida maneja números de serie, lotes o pedimentos.

a. Números de serie.

b. Lotes y pedimentos.

3. Fecha de cierre de documentos: Al establecer este dato, el sistema, no permite realizar algún movimiento de inventarios con una fecha anterior a la indicada. 

4. Manejar costeo por almacén: Al marcar este parámetro, indicas que deseas realizar el costeo por almacén. Cuando está activado, la forma de visualización y organización será por almacén y el costo se calcula de acuerdo al método de costeo que se esté aplicando, ya sea por UEPS o PEPS. 

Campos libres.

El sistema por omisión proporciona seis campos libres para productos, donde, se almacena información importante para la empresa.

Estos campos no pueden ser eliminados. 

1. No.: Es la clave del campo libre.

2. Nombre del campo: Es el nombre que tendrá la etiqueta el campo en la ventana de alta de productos y servicios.

3. Tipo dato: El sistema maneja 5 tipos de datos:

a. Texto.

b. Número entero.

c. Número decimal.

d. Fecha.

e. Memo.

4. Longitud: Cada tipo de dato tendrá una longitud por omisión en los primeros 6 campos libres y solo es editable el nombre del campo.

El campo libre 1,2,3 es de tipo dato texto, la cual, permite la captura de 15, 20, 25 caracteres respectivamente.

En el campo libre 4 es de tipo dato texto número entero y te permite capturar hasta 10 caracteres.

Y en campo libre 5 y 6 es de tipo dato número decimal, donde, puedes escribir hasta 10 caracteres incluyendo los decimales.

5. Agregar: A partir del campo libre 7, permite añadir los campos que requieras; dando clic en el botón Aceptar . Si lo requieres, podrás dar de alta hasta 50 campos libres.

Definir los siguientes datos:

a. Nombre del campo.

b. Tipo de dato: Texto, número entero, número decimal, fecha y memo.

c. Longitud: Este dato solo aplica para los campos libres de tipo texto.

Usando el botón Eliminar o presionando de la tecla tabuladora, eliminas los campos libres que no necesites.

Importante: Los campos libres que te permitirá eliminar el sistema, son los generados a partir del número 7.

Una vez concluida la captura de la información, das clic en el botón Aplicar , para que los datos queden guardados en el sistema.

Continúas con el alta de productos y servicios.