Conoce como generar o dar de alta una prefactura, esto te ayudará a disminuir la cancelación de documentos por datos fiscales erróneos de tus clientes.

Genera una prefactura y envíala a tu cliente para la verificación de datos y con ello tener el visto bueno para después generar la factura.

Para ello, realiza lo siguiente:

1. Accede a la ruta.

Ingresas al menú Ventas, despliegas el submenú del ícono Facturas y eliges la opción Alta de facturas.

2. Captura los datos.

Indica la información correspondiente en cada sección:

Datos de encabezado.

• Factura: define si es un documento directo o enlazado a una nota de venta, remisión, pedido o cotización.

• Número: indica el número de la factura; puedes seleccionar otros folios con el ícono Selección del tipo de folio o presionando la tecla F9.

• Fecha: el sistema sugiere la fecha de elaboración del día; puedes modificarla si es necesario.
• Cliente: selecciona la clave del cliente al presionar la tecla F2 o digita directamente la clave; los datos previamente capturados se cargarán automáticamente.

• Esquema: define el tipo de impuesto que se aplicará al documento.
• Descuento: indica el monto a descontar en el comprobante.
• Vendedor: selecciona el vendedor que acreditará la venta.
• Comisión: asigna el valor de la comisión al vendedor.
• Moneda: elige la moneda en la que se efectuará la operación.

• Almacén: si en la configuración tienes habilitado el manejo de Multialmacén, es necesario indicar a cuál almacén entrará la mercancía; por defecto, el sistema muestra el almacén 1.

Datos en partidas.

• Cantidad: ingresa la cantidad de cada producto o servicio.
• Producto: captura la clave del artículo o servicio, presiona la tecla F2 para buscarla rápidamente.

• Descuento: define el descuento por aplicar al costo del producto de la partida.
• Impuestos: selecciona del 1 al 4, si lo especificaste un esquema en la cabecera del documento, este se sugerirá en la partida.

3. Graba como prefactura.

• Al finalizar la captura, haz clic en Grabar o presiona F3.

• El sistema habilita la ventana de Observaciones y campos libres del documento, donde te permite capturar información adicional, la agregas y das clic en el botón Aceptar .

• Enseguida se visualizan los Totales del documento y presionas Grabar como prefactura .

4. Define condiciones y fecha de pago.

• Elige las condiciones y fecha de pago en la que te cancelarán la factura y das clic en el botón Aceptar .

5. Registra pagos y anticipos.

• A continuación, en la ventana de recepción de pagos y anticipos, agregas las formas de pago y los importes que se reciben de tus clientes.
  

Importante: los datos obligatorios requeridos por la autoridad se identifican con un cuadro naranja en el sistema.

• Si toda la información es correcta, confirma en la ventana habilitada con Sí .

6. Entrega el comprobante.

• Por último, para hacer entrega el documento a tu cliente, activas las opciones de Impresión o Envío por correo electrónico y das clic en el botón Aceptar .

7. Consulta las prefacturas

Para consultar los documentos guardados como prefacturas sigues la siguiente ruta:

• Menú Ventas y das clic en Facturas.

• Dentro del catálogo en la parte inferior das clic en la pestaña Prefacturas.

8. Timbra la prefactura

• Das doble clic sobre el registro de la prefactura para abrir el detalle del documento y pulsas en Grabar.

• Para finalizar indica o revisa las observaciones, así como los totales y condiciones de pago.

¡Perfecto! Ya estás listo para elaborar o dar de alta una prefactura correctamente.