Elaborar o dar de alta cuentas por pagar te permite registrar de manera organizada los cargos y abonos relacionados con tus proveedores dentro del sistema. Al realizar este proceso, puedes llevar un mejor control de tus obligaciones, dar seguimiento a los pagos pendientes y asegurarte de que toda la información financiera quede correctamente registrada para una administración más eficiente.

A continuación, realiza el siguiente proceso:

1. Accede a la ruta.

Ingresa al menú Proveedores, despliega el submenú de Movimientos y haz clic en el ícono Alta de cuentas por pagar .

2. Define la información del movimiento.

Se abrirá la siguiente ventana; completa cada campo con la información correspondiente de acuerdo con tus necesidades:

• Aplicar folio: esta casilla estará inactiva si no tienes configurado el manejo de folios; activa si requieres que el movimiento sea generado con un número de folio.
• Folio: puede ser secuencial o numérico, el cual es proporcionado de forma automática por el sistema (si se deja vacío); y secuencial alfanumérico o numérico (si se define por el usuario).

Para habilitar el manejo de folios, ingresa a la ruta: menú Configuración y da clic en Parámetros del sistema .

En la siguiente vista, da clic en Proveedores y CxP, ubica el apartado Folios y pulsa en Maneja folio.

3. Indica los datos del proveedor.

• Clave: identifica al proveedor al que pertenece el movimiento.
• Concepto: indica el tipo de concepto bajo el cual está dado de alta el movimiento. Utiliza el botón Ayuda  para seleccionarlo del listado.
• Tipo: campo inhabilitado que muestra el nombre que darás al concepto.
• Cta. bancaria empresa: indica la cuenta de la empresa desde la cual se realizará el pago al proveedor o se aplicará el movimiento, si corresponde.
• Banco: elige el nombre de la institución donde se encuentra registrada la cuenta bancaria de la empresa utilizada para el movimiento.

• No. Factura: escribe o selecciona al presionar la tecla F2 el documento del que se deriva un movimiento.

• No. Documento: indica aquí el número de identificador del cargo o abono que estás dando de alta. Es posible poner el mismo número del campo No. Factura. Por ejemplo, el número de un cheque.
• No. Referencia: con este número identifica el documento al que deseas aplicar el cargo o el abono.
• No. Cargo: indica el número de cargo al que pertenece el documento de referencia y solo se habilita si manejas el concepto de compra a plazos.
• Fecha de aplicación: día en que el movimiento afectará el saldo del proveedor.
• Fecha de vencimiento: último día de vigencia del movimiento.
• Moneda: define con qué tipo de moneda deseas generar el movimiento de cuentas por pagar.
• Tipo de cambio: únicamente se habilita cuando la moneda que se utiliza es diferente a la moneda base y es necesario agregar el valor que le corresponda.

• Monto: indica la cantidad que ampara el cargo o el abono.
• Monto en mon. base: en este campo, el sistema presenta el monto del movimiento convertido; si usaste una moneda diferente a la base, considera el tipo de cambio que asignaste.

Agrega observaciones.

Campo opcional para indicar detalles adicionales sobre el movimiento.

4. Guarda el movimiento.

Al finalizar, presiona Guardar para registrar la cuenta por pagar sin cerrar la ventana.

¡Excelente! De esta manera es posible elaborar o dar de alta cuentas por pagar.